Automobil v účetnictví a daních díl 4 - Způsoby uplatnění provozních nákladů na automobil

V tomto článku objasníme, jaké jsou varianty uplatnění nákladů na automobil.

Skutečně vynaložené náklady

Základním způsobem je uplatnění reálně vynaložených nákladů na základě účtenek či jiných dokladů. Tento způsob lze použít vždy u vozu vlastního či pronajatého, u fyzických osob u vozu zařazeného v obchodním majetku. V případě uplatnění skutečných nákladů je třeba vždy vést knihu jízd.
Skutečné náklady související s vozem jsou vedle spotřeby pohonných hmot také parkovné, opravy a údržba vozu, dálniční známky, pojistné, v případě vlastního vozu také odpisy, v případě pronajatého nájemné.

Za jakým účelem je vůz používán?

Pokud je vůz využíván nejen pro služební, ale i pro soukromé účely, je třeba vždy rozdělit spotřebu pohonných hmot podle účelu jejich spotřeby. Pokud je využíván soukromě samotným podnikatelem – OSVČ, je třeba krátit také ostatní náklady dle poměru služebního a soukromého využití. Pokud je poskytnut i pro soukromé využití zaměstnanci, ostatní náklady mimo pohonných hmot se nekrátí. Zaměstnanci se v tomto případě přidaňuje ke mzdě měsíčně 1% ze vstupní ceny vozu včetně DPH (bez ohledu na stáří vozu), minimálně 1000 Kč. Z této částky se hradí všechny odvody stejně, jako by se jednalo o hrubou mzdu.

Příklad: 

Zaměstnanec má hrubou mzdu 20000 Kč, od února 2014 dostal i k soukromému užití vůz s pořizovací cenou 400000 Kč včetně DPH. Při stejné hrubé mzdě se navýší odvody za zaměstnance o částku 2610 Kč.

Cestovní náhrady

V případě, že OSVČ používá pro služební účely vlastní vůz nezahrnutý v obchodním majetku či zaměstnanec jezdí na služební cesty vlastním automobilem, uplatňují se náklady ve výši cestovní náhrady.

Ta se skládá ze dvou složek: 

• náhrada za amortizaci v paušální výši za 1 kilometr (pro rok 2013 šlo o částku 3,60 Kč, v roce 2014 je to 3,70 Kč). Zde jsou již zahrnuty ostatní náklady související s provozem vozu (odpisy, údržba, pojistné) a nad rámec náhrady je možné uplatnit jen velmi omezeně některé přímé výdaje související s cestou (parkovné, krátkodobá dálniční známka apod.). Služební cesty je nutné evidovat v knize jízd či jednotlivých cestovních příkazech.
•   náhrada za spotřebované pohonné hmoty počítané z průměrné spotřeby vozu dle technického průkazu, počtu ujetých kilometrů a ceny dané pohonné hmoty buď doložené účtenkou, nebo dle vyhlášky.

Paušální výdaj na auto

V případě vlastního (zařazeného i nezařazeného v obchodním majetku) či pronajatého vozu
je možné ještě uplatnit třetí způsob a tím je paušální výdaj na auto. Podmínkou je, že vůz nebude přenechán k užívání jiné osobě s výjimkou zaměstnance, který užívá vůz jen pro služební účely. Tento postup lze použít na maximálně 3 vozy jednoho poplatníka. Nelze ho využít na auto zaměstnance ani na auto firmy, které zaměstnanec využívá pro soukromé  účely.

Jaká je výše paušálního výdaje?

Mluvíme o 5000 Kč měsíčně, pokud je vůz využíván pouze služebně, a 4000 měsíčně, pokud
je využíván i soukromě. Dle pravidel výše lze krácený paušální výdaj 4000 Kč využít pouze
u OSVČ, v jiných případech není splněna podmínka, že nebyl vůz přenechán jiné osobě.
Tento výdaj v sobě zahrnuje pohonné hmoty a parkovné, lze tedy uplatnit nad jeho rámec
další výdaje dle předchozích odstavců, např. opravy, odpisy, u vozu nezařazeného v majetku
náhradu za amortizaci.

Evidence nákladů

V průběhu roku se náklady evidují standardně podle první či druhé varianty a na konci roku se provede úprava, kdy se náklady na pohonné hmoty a parkovné vyjmou z daňových nákladů a základ daně se sníží o paušální výdaj. Při použití paušálního výdaje není třeba vést knihu jízd, ale pokud není vedena nelze uplatnit ze skutečných výdajů DPH, ani nelze náklad snížit o náhradu za amortizaci.

Příklady:

OSVČ má v obchodním majetku automobil, který používá po celý rok jen pro služební účely. Za rok 2013 eviduje k vozu tyto náklady: pohonné hmoty 23000 Kč, parkovné 4000 Kč, silniční daň 3000 Kč, odpisy 50000 Kč, opravy 18000 Kč, pojistné 7000 Kč, dálniční známka
1500 Kč. Zvažuje použití paušálního výdaje na auto.

Řešení: Celkové skutečné náklady jsou 106.500 Kč. Paušální výdaj je 12 x 5000 Kč, tedy
60.000 Kč. Při jeho použití je třeba z daňových nákladů vyjmout 23.000 pohonné hmoty a 4.000 parkovné, daňové náklady tedy budou 106500-23000-4000+60000=139500 Kč.

Stejné zadání jako v předchozím příkladu, ale automobil byl poskytnut zaměstnanci i pro soukromé účely. Zaměstnanci bylo ke mzdě přidaněno 1% vstupní ceny vozu. Soukromě
spotřebované pohonné hmoty nejsou v nákladech zahrnuty a zaměstnanec je  zaměstnavateli uhradil.

Řešení: Paušální výdaj zde nelze použít, použijí se skutečné náklady 106500 Kč. 

OSVČ používala pro služební účely v měsících září, říjnu a listopadu 2013 vlastní vůz nezahrnutý v obchodním majetku, který jinak používala i pro své soukromé účely. Za tyto tři
měsíce najela OSVČ služebně 3000 km a vypočetla výši cestovní náhrady 17400 Kč, z toho 10800 amortizace a 6600 náhrada za pohonné hmoty. Dále uhradila silniční daň 900 Kč, pojistné 1500 Kč a 2000 Kč za drobné opravy. Chce uplatnit maximálně možný náklad.

Řešení: Bez použití paušálního výdaje si OSVČ může dát do nákladů cestovní náhradu 17400 Kč a dále ještě silniční daň 900 Kč, celkem tedy 18300 Kč. Ostatní náklady jsou již zahrnuty v amortizaci. V případě použití paušální náhrady zvýší výdaje o 3x4000 Kč a sníží o 6600 Kč náhradu za pohonné hmoty, celkem bude tedy daňově uznatelný náklad 23700 Kč.