Klient mi poslal dýško 4000 Kč. Jana Pham

 
Jano, v UOL pracuješ jako vedoucí zpracování dokladů. Co všechno máš na starosti?

Mým úkolem je zajistit, aby mezi sebou fungovaly jednotlivé týmy v celém oddělení. Účetní asistenti, účetní specialisté, tým bankovních referentů a tým importů dat. Aby nikde nic nedrhlo. Mám celkem 27 přímých podřízených.

Jak dlouho jsi v UOL?

4 roky.

Jaké problémy nejčastěji řešíš?

Je potřeba, aby byly včas zadané všechny doklady, jak fyzické, tak elektronické. Účetní potřebují mít doklady včas k dispozici, abychom plnili všechny zákonné termíny. Takže hlídám, aby každý odvedl svou práci na maximum.

Je zadávání a účtování dokladů náročná práce?

Náročné je udržet pozornost celou směnu. Proto umožňujeme i zkrácené úvazky na 6 hodin. Je to výhodné pro obě strany. Měříme efektivitu a nejvyšší ji mají brigádníci, kteří pracují nejkratší dobu v kuse.

Kolik dokladů denně tak v průměru v UOL zpracujeme? Kdy je největší nápor?

Denně zadáme okolo 2000 dokladů, zaúčtujeme jich 1500. Největší nápor je před termínem DPH. Máme i kvartální plátce, kteří nám často dodají doklady za celý kvartál najednou. To je pak síla. V běžné době to jde celkem dobře zvládat, teď jsme měli ale spoustu lidí nemocných kvůli covidu, takže to bylo hodně obtížné.

A kolik dokladů projde přímo tvýma rukama?

Když nestíháme, tak samozřejmě pomáhám, už to ale nedělám tak často. Shodou okolností jsem v posledních dnech zadávala, ale i účtovala faktury, takže jsem se hezky vrátila ke svým začátkům.

Co máš na své práci nejraději?

Nejvíc asi to, že mám svobodu. Termíny jsou dané, ale všechno ostatní si můžu zorganizovat podle sebe. Baví mě delegovat práci na ostatní. Baví mě týmová práce a rozvoj ostatních. Své lidi vedu spíše přátelsky, podařilo se mi získat jejich autoritu díky tomu, že jsem si v UOL prošla všemi pozicemi, takže mám velmi dobrý přehled. Snažím se jim předávat rady a tipy na základě svých vlastních zkušeností.

Nejdůležitější pro mě je, aby byl každý motivovaný. To minimálně z 50% ovlivňuje to, jak dobře potom pracuje. Snažím se poskytovat maximální podporu, aby věděli, že se na mě můžou kdykoliv obrátit a já jim poradím. Chtěla bych je pochválit, všichni se snaží a záleží jim na dobře a včasně odvedené práci jako mně. Mám skvělé týmy a kolektiv tu máme k nezaplacení.

A co je naopak nejtěžší?

Mám moc práce. Teď hodně nabíráme nové zaměstnance, tak mám cca 30 pohovorů měsíčně. To mi zabere spoustu času, ale chci si lidi do týmu vybrat sama. Proto musím občas něco odložit a pak to doháním, jak se jen dá. Nevadí mi ale pracovat pod tlakem, spíš pod ním rostu.

Nosíš si práci domu?

Občas ano. Dříve to bylo extrémní, ale postupně jsem se to odnaučila. Raději v práci zůstanu do 8 do večera než si to nosit domů. Snažím se ty dva světy oddělit fyzicky. Dříve se mi o práci i zdálo.

Jakou cestou si u nás jeden doklad projde a jak dlouho trvá jeho zpracování?

Kurýr doklady přiveze, účetní asistent roztřídí a zadá. Účetní specialita potom zkontroluje správnost zadání a zaúčtuje nebo u seniorní účetní ověří, zda je doklad uznatelný, pokud si není jistý. Doklady jsou zpracované a zaúčtované průměrně do 5 dnů.

Když nám klient nahraje doklady přes webovou aplikaci nebo pošle mailem, je to jednodušší i rychlejší.

Vzpomeneš si na nějakou zajímavou historku ze své praxe?

V krabičce s doklady občas najdeme opravdu zajímavé „dárky“. Třeba peníze, telefon, ovladač, prsten nebo dýško 4000 Kč. Všechno jsme samozřejmě vrátili.😃

Jednou nám klient místo dokladů nahrál svoje fotky z dovolené. To bylo celkem překvapení.😃

Dokáže tě někdo naštvat?

Naštve mě, když někoho školím a on nedává pozor a pak se mě na stejnou věc zeptá třikrát. Nebo když probíráme nejčastější chyby a on ji hned vzápětí udělá.

Jak zvládáš současnou koronavirovou situaci?

Celkově můj život nijak zvlášť nezasáhla. Jezdím stále do kanceláře, home office moc ráda nemám. Lépe je mi v kolektivu. Vadí mi jen, že nemůžeme jít s přáteli za kulturou nebo na dobré jídlo do restaurace či na skleničku. Tak se nejlépe odreaguji. 

Co ráda děláš ve volném čase? Jak si nejlépe odpočineš?

Miluji horskou turistiku a celkově výlety. Nejlépe si odpočinu u vaření a pečení a největší radost mám, když ostatním chutná, takže ráda trávím čas se svými přáteli a rodinou u dobrého jídla a pití.

Jsi vietnamského původu. Setkala jsi se v Česku někdy s diskriminací?

Jasně, na základní škole od vrstevníků. V dnešní době už to myslím ale docela vymizelo. Já už ani moc vietnamsky mluvit neumím, od malička jsme byli u českých babiček a tet, rodiče jsem tolik neviděla, protože měli moc práce.

Kde teď pracuje tvoje rodina?

No třeba v UOL.😃  Mám tu sestru i sestřenici.

Chystáš se někam na dovolenou?

Jela bych hned, mám protilátky. Určitě chci někam k moři. Ve Vietnamu jsem naposledy byla před dvěma lety, tak se tam taky pomalu chystám. Mám tam rodinu, strejdy, tety, babičku.

"Když jsme budovali náš systém, ťukali si na čelo a říkali, že to nikdy fungovat nebude." Petr Jáč

Petře, ty jsi spolumajitel UOL. Co všechno máš na starosti?

IT oddělení (technickou část i vývoj), klientský servis a pohledávky a nově i office a zásilky.

Jak náročné je dnes sehnat šikovné IT odborníky? Jak o ně bojujeme?

Myslím, že ta situace se už trochu zlepšila. Vzduch se začíná pročišťovat. Sehnat kvalitního IT odborníka je ale stále hodně těžké. Dobrých lidi je relativně málo. Snažíme se, aby ti lidé opravdu stáli za to, když je máme královsky zaplatit. 

A celkově je motivovat, přece jen jsme pořád účetní firma, i když ta největší v Česku. Ukazujeme jim, že děláme věci moderně, podle aktuálních trendů.

Jaké problémy a krizové situace řešíš nejčastěji?

V UOL jsem začínal jako správce serverů, takže věci kolem nich se ke mně pořád nejvíce dostávají. Když nastane nějaká mimořádná situace nebo výpadek, ihned to řeším. Jednou nám začalo hořet data centrum. 

Naštěstí máme důkladné zálohy. Staráme se o 28 poboček, takže když spadne internet v Nitře, jde to taky za námi.

V UOL jsme se rozhodli jít cestou vlastního softwarového řešení pro online účetnictví. Jaké to má výhody a úskalí?

Výhody jsou jasné. Je to neomezená svoboda a neomezené možnosti. Můžeme si věci jakkoliv upravit pro specifické použití, které vyhovuje naším potřebám.

Nevýhodou je ohromná zátěž. Jak finanční, tak personální, náklady na údržbu jsou nezanedbatelné. Ale už jsme v bodě, kdy se to jasně vyplácí. Když jsme s tím před pár lety přišli, všichni si ťukali na čelo a odrazovali mě od toho. 

Teď je to naše jasná konkurenční výhoda. Nejsme závislí na žádném dodavateli, který by nás díky překotnému růstu mohl držet pod krkem.

Jak automatizace usnadňuje práci našim účetním?

V automatizaci vidíme budoucnost. Tam, kde šetří náklady, jdeme okamžitě do toho. Některé věci by už ani jinak dělat nešly. Stahujeme denně vyšší tisíce bankovních účtů, to prostě nejde dělat ručně. Na druhou stranu vždy všechno pečlivě zvažujeme. Nechceme dělat automatizaci pro automatizaci. Jsme v Česku a lidská práce je tu přece jen levnější než na západě. Řada úkonů se tedy zatím automatizovat nevyplatí.

Myslíš, že algoritmy a umělá inteligence v budoucnu nahradí účetní?

Nedovedu si představit, že by při současné úrovni technologií mohla umělá inteligence nahradit účetní. Naši klienti vyžadují lidský kontakt. Našim cílem je, aby maximum rutinní práce řešil algoritmus a ona se mohla plně věnovat klientovi a jeho spokojenosti.

Co máš na své práci nejraději?

Tu tvořivou část. Když si můžu v klidu vymyslet, jak by věci mohly fungovat. Mám rád ten moment, kdy se po nasazení zjišťuje, zda to bude fungovat nebo ne. I když to neklapne, člověk se vždycky něco naučí.

Taky mám rád soutěživost. Podporuji ji ve firmě. Jednotlivá oddělení mezi sebou soutěží.

A co je naopak nejtěžší?

Nejtěžší je zvednou telefon, když je nějaký problém a zákazník ti jde vynadat. I to ale člověk musí umět zvládnout.

Jak jsou na tom firmy s digitalizací?

Vnímám nástup rozšíření elektronické komunikace mezi úřady. Všímám si, že čím dál více zákazníků nám posílá elektronicky podepsané dokumenty. Zpráva datovou schránkou sice stojí 5 Kč, pořád je to ale lepší, než doporučený dopis za 60.

Jak náročné je z technického pohledu skloubit online účetnictví s rozsáhlou sítí poboček?

Máme takové účetnictví v cloudu . Je jedno, odkud lidé do systému přistupují. Velmi podobné řešení máme i uvnitř firmy. Díky tomu jsme byli schopni ve dvou lidech nainstalovat 28 poboček za dva roky. Máme systém připravený i na velmi dynamický růst.

Jak často se stává, že něco nefunguje? Dokáže tě to ještě naštvat?

Stres se mi v čase neskutečně snížil. Teď ty věci beru pragmaticky a snažím se daný problém prostě vyřešit co nejdříve. Když přijde výpadek nebo nějaká jiná lapálie, víme, co dělat.

Zálohování je pro nás priorita. Máme zašifrované zálohy na mnoha místech v různých státech. 

Jakým způsobem zabezpečujeme klientská data? Čelíme i nějakým „útokům“?

Běžíme kompletně na Linuxu, osobně neznám jinou firmu, která by měla odvahu ho použít i na desktopu. Bezpečnost je pro nás klíčová a snažíme se minimalizovat jakékoliv riziko.

Jakou zpětnou vazbu dostáváš od zákazníků ohledně našich IT systémů? Zapracovali jste nějaké jejich požadavky?

Podněty dostáváme poměrně často. Mrzí mě, že nedokážeme zapracovat všechny. Některé kvůli kapacitě, některé kvůli tomu, že každý by chtěl něco maličko jinak, je potřeba najít kompromis. Kladu velký důraz na technickou podporu a sám se do ní aktivně zapojuji. Standard je pro nás odpověď do 24 hodin, často to zvládneme do hodiny.

Dokážeš se v práci opravdu naštvat?

Nebouchám, ale umím zrudnout vzteky. Většina problémů se dá vyřešit domluvou. Proč hned používat sílu. A tím samozřejmě nemyslím pěstní souboj, ale ani zvyšování hlasu nebo vulgarity dle mého názoru nejsou na místě.

Nosíš si práci domů nebo umíš hned vypnout?

Musím říct, že se mi to hodně zlepšilo. Ještě před rokem jsem jel pořád, nevěděl jsem, co je víkend. Teď už to poměrně striktně odděluji. Jen jsem na telefonu, kdyby se vyskytl nějaký problém.

Jakou budoucnost a nevyužité možnosti vidíš ve skenování dokladů a vytěžování faktur?

Brzy budeme spouštět Skedoku. Skenování dokladů plně integrované do našich systémů. Bude řídit celý proces skenování. Dojde ke značnému zrychlení a minimalizaci chyb. Zdigitalizované doklady jdou na zpracování, tam je velký prostor k automatizaci. U vytěžování faktur do určitě míry taktéž, znova ale platí, že je potřeba sledovat poměr cena / výkon.

Jak zvládáš současnou koronavirovou situaci? Co ti nejvíc chybí?

Kontakt s lidmi. Celou dobu jsem chodil normálně do práce, home office jsem nepěstoval. I s kolegy jsme se potkávali, protože i když máme na práci klid, je dobré občas změnit prostředí. Rád řeším problémy v týmu. „Zoomy“ mi nesedly, nemám to rád. Všichni se tváří, jak to skvěle funguje a pak je plný internet vtipných kompilací s „Haló, slysítě mě?“. 

Mám rád diskuse, při online schůzkách chybí řeč těla, člověk díky ní pozná, zda si s tím druhým opravdu rozumíme a dává mu to příležitost případně něco dovysvětlit. V práci také lidé přece jenom spoustu věcí pochytí, sdílí se know how.

Ještě bych se rád důstojně najedl, když někam jedu. Jíst v autě z krabičky, to není moc komfortní. A chybí mi i klasická hospoda.

Co děláš ve volném čase? Jak nejraději relaxuješ?

Mám rád práci na zahradě. U manuální práce si neskutečně odpočinu. Mým velkým koníčkem jsou auta, moc rád se jdu projet. Když se to podaří spojit s nějakým pěkným výletem, je to ideální stav. Taky jsem začal hrát na piano. Hudbu mám rád, tvrdou elektronickou, rock, ale v zásadě všechno, co je dělané s úctou k hudbě. Baví mě technika, studovat, jak věci fungují. Před časem jsem si třeba hodně užil exkurzi v jaderné elektrárně.